تطوير وتنفيذ خطة العمل - الجزء الثالث والاخير
وللوصول لجميع مقالاتى بالمجلة من هنا
استخدم تقنيات القيادة
يعد دور
القيادة أمرًا حيويًا في ضمان أن تكون خطط العمل الجديدة وإجراءات التنفيذ
المرتبطة بها:
§
مفهومة من قبل الموظفين
§
الموظفون
متحمسون وملتزمون بنجاحه
ما هي أنواع
أنماط القيادة الموجودة؟
القائد الاستبدادي:
يركز السلطة ويعتمد فقط على القوة القسرية
القائد
الديمقراطي: يفوض السلطة
للآخرين، ويشجع المشاركة ويعتمد على الخبراء للتأثير على الآخرين
تقنيات
القيادة الإضافية
-
هل يوجد أهداف واضحة - تنمية
الثقة المتبادلة
-
تشجيع التواصل الجيد - تقديم الدعم الداخلي والخارجي
تشجع الموظفين
على تقديم مدخلات مستمرة في خطة العمل
كيف يمكن
للمدير أن يفعل ذلك؟
§
طلب الأفكار
§
وجود سياسة "الباب المفتوح" فيما يتعلق بالاقتراحات
§
تبادل الأفكار
§
الاستعداد لاختبار الأفكار الجديدة
§
البحث عن المعلومات والأفكار من الأماكن غير التقليدية
§
شكر العاملين على مساهماتهم
§
أخذ الوقت والجهد ليشرح لشخص ساهم بفكرة سبب عدم تنفيذ فكرته
§
التأكد من أن الشخص المسؤول عن اقتراح نهج جديد فعال يحصل على الفضل
في القيام بذلك
لقد تم الآن
إرسال خطط العمل إلى أصحاب المصلحة المسؤولين عن تنفيذها، وحان الوقت الآن لتنفيذ
أي إجراءات
اعتبارات
التنفيذ
-
السلامة والصحة المهنية - المسؤولية القانونية - التكامل مع جوانب
العمل الأخرى
-
الموارد - التغييرات في السياسات والإجراءات - التوثيق وحفظ السجلات
متضمنات خطة
التنفيذ
§
تفاصيل الإجراءات المزمع اتخاذها
§
توزيع مسؤوليات العمل على الأشخاص المرشحين
§
تحديد المساءلة عن الإجراءات المتخذة
§
الجداول الزمنية لاستكمال الإجراءات المرشحة
§
تفاصيل الميزانية والموارد المخصصة
§
وصف التقدم المحقق
§
التفاصيل والجداول الزمنية لمراجعة التقدم
تحديد الأدوار
وتوزيعها
ومن المهم أن
يعرف الجميع ما هو متوقع منهم.
§
ما الذي يحتاج الموظفون إلى معرفته؟
§
كيف يمكنهم فهم أدوارهم ومسؤولياتهم؟
مراقبة خطة
العمل
معايير الأداء
لهذا العنصر هي:
§
مراجعة خطة العمل بانتظام وتعديلها في ضوء الظروف المتغيرة
§
مراقبة الأنشطة المفصلة في الخطة بشكل مستمر
§
تحديد وتحليل النجاحات وفجوات الأداء بشكل مستمر
§
تنفيذ التغييرات المتفق عليها على الخطط على الفور
§
تقديم تقرير عن الأداء بطريقة شفافة لجميع أصحاب المصلحة
توقيت مراجعات
خطة العمل
قد تستند إلى:
-
مراجعات ربع سنوية- دورة خطة العمل
-
تقارير الأداء- الأحداث الكبرى التي تؤدي إلى المراجعة
مراقبة
الأنشطة
§
كي تنجح الشركة في القدرة على تقديم أعلى مستويات الجودة من الخدمة
مع الاستمرار في تحقيق عائد مالي مناسب للمستثمرين، فمن الضروري أن يعمل كل جانب
من جوانب العملية بأفضل ما في وسعه.
§
لذلك يجب على الإدارة تقييم وتقييم أداء جميع المجالات التي تساهم في
سير العمل بشكل مستمر
ومن أجل
القيام بذلك، يجب تقييم الأنشطة وتقييمها لمعرفة:
§
ما يتم عمله بشكل صحيح
§
ما يحتاج إلى تحسين
-تحديد المشاكل
- فهم الأسباب
- توفير وتنفيذ العلاج المناسب
أساليب الرصد
والتقييم
-
التقارير
- الحصول على آراء العملاء - المراقبة
-
استخدام قوائم المراجعة - جلسات
النقاش المفتوح- مدخلات الموظفين
-
التقارير الإحصائية والمكتوبة - مخططات العمل-
المقارنة المرجعية
تحديد فجوات
الأداء
قارن ما يحدث
مع المعايير
§
مقارنة الأداء الفعلي بمؤشرات الأداء الرئيسية و/أو معايير الخدمة
المحددة
§
مقارنة الأداء الفعلي مع المؤشرات القياسية، والتي يمكن أن تشمل
مؤشرات الصناعة أو مستويات أداء الفروع الأخرى
مؤشرات الأداء
الرئيسية
هي مجموعة من
المقاييس التي يمكن للمنظمات استخدامها لقياس نجاح إجراءات خطة العمل.
أنواع مؤشرات
الأداء الرئيسية
- النمو - الربحية - رضا العملاء
- معدلات الجودة - معدلات استخدام المعدات
تحديد فجوات
الأداء
-
تضارب في الأولويات - قيود الموارد - تأخير الموردين - اختلاف في الرأي
-
الصراع بين الأشخاص - ضيق الوقت - ضعف أداء الموظفين
البدء في
الإجراءات التصحيحية
يمكن النظر
إلى الإجراءات التصحيحية المتخذة في سياق مكان العمل على أنها إما:
§
جراءات تصحيحية قصيرة المدى
§
الإجراءات التصحيحية على المدى الطويل
إجراءات
تصحيحية قصيرة المدى
من الضروري في
بعض الأحيان اتخاذ إجراءات قصيرة المدى لحل مشكلة ما حتى يمكن النظر إليها عن كثب
والتعامل مع المشكلة بشكل أكثر شمولاً.
أسباب العمل
على المدى القصير
§
ليس الوقت المناسب للتوقف وتحليل المشكلة بعناية أكبر وبمزيد من
التفصيل
§
تقديم الخدمات الضرورية أو المتوقعة للعميل
§
لجعل الموظفين يعملون معًا مرة أخرى
§
لإعطائك الوقت للتحليلات وحل المشكلة في وقت لاحق
اعتبارات
للعمل على المدى القصير
§
حدد وقتًا محددًا للنظر فيه بشكل أكثر شمولاً لاحقًا
§
قرر من الذي يجب إشراكه في حل المشكلات الإضافية
§
إبلاغ الموظفين والإدارة بأنه حل قصير المدى
§
تكلفة الآثار المترتبة على معالجة المشكلة بهذه الطريقة
الإجراءات
التصحيحية على المدى الطويل
إعادة الهيكلة
التنظيمية
-
تغيير هيكل الموظفين - تقليل
المناصب- أدوار وظيفية جديدة
-
التغييرات في الأدوار الوظيفية - المهارات الجديدة
إجراءات
تصحيحية إضافية طويلة المدى
§
تدريب الموظفين
§
يتطلب أن يتمكن الموظفون من شرح الأعمال الجديدة للعملاء
§
التغييرات في الإجراءات
§
التغييرات في سير العمل
§
الحاجة إلى إنشاء توصيف وظيفي شامل
§
البحث عن معارف ومهارات جديدة
§
معايير اختيار منقحة للموظفين الجدد
تقرير الأداء
ستكون هناك
حاجة بشكل دوري لتزويد الفريق والإدارة بالملاحظات فيما يتعلق بالإنجاز أو عدم
الإنجاز لمبادرات خطة العمل
طرق مشاركة
المعلومات المتعلقة بالأداء
-
عقد اجتماعات - توفير المعلومات المطبوعة - نشر المعلومات بين الموظفين
شرح المعلومات
المتعلقة بالأداء
§
الأنماط والاتجاهات في سلوكيات السوق، والعوامل التي أدت إلى تلك
السلوكيات
§
نقاط القوة والفرص التسويقية
§
نقاط الضعف ومجالات التحسين المحتملة
§ أثر/انعكاسات النتائج والاستنتاجات على الأداء
..الى اللقاء..
إعداد وتقديم
م. أحمد يونس
من هنا لينك موقع مجلة المهندس القديم والإصدارات السابقة
لمتابعة صفحة فيس بوك من هنا Almohandis Academy
Top Member @ 2023
Top Members @ 2022
للإنضمام للمجلة
تواصل
( ا.د.وفاء 01022708060 )
( م.محمد 01062255748 )
ده لينك تعريف مختصر
من نحن
تعليقات
إرسال تعليق